Kuinka monta varmuuskopiota tarvitaan ja minne ne laitetaan?

Kysymys, joka tulee vastaan joka kurssilla

Lähes jokaisen kurssiryhmän ensimmäisellä viikolla joku kysyy saman asian: montako varmuuskopiota riittää ja kuka päättää, milloin kopiointi on tehty? Kysymys kuulostaa yksinkertaiselta, mutta siihen ei ole yhtä lukua, joka sopisi jokaiselle tiimille. Pienessä uutistiimissä vastaus riippuu siitä, kuinka paljon materiaalia syntyy, kuinka kauan sitä pitää säilyttää ja kuinka suuri vahinko olisi, jos yksi päivä kuvausta katoaisi.

Käytännössä aloitan aina toisesta päästä. Mietimme yhdessä, mitä menettäminen tarkoittaisi: uusintakuvaus, menetetty haastattelu vai kokonaan korvaamaton tilanne, jota ei saa toistettua. Kun tämä on selvä, kopioiden määrä tuntuu vähemmän mielivaltaiselta.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi ne vastaukset, jotka annan kurssilla tälle kysymykselle. Ne ovat peräisin pienten tuotantotiimien arjesta, eivät suurten tallennusjärjestelmien suunnittelusta.

Perussääntönä kolme kopiota kahdella tavalla

Suosittelen lähtökohdaksi kolmea kopiota samasta materiaalista: alkuperäinen kortti tai työkopio, toinen kopio erillisellä levyllä ja kolmas eri paikassa. Tämä on vanha ja toimiva sääntö, koska se kestää sekä yksittäisen laitteen rikkoutumisen että sen, että koko työpiste joutuu vaaraan. Kaksi kopiota samassa laukussa on vain yksi kopio, jolla on kaksi kantokahvaa.

Eri tallennustavoiksi riittää kaksi: esimerkiksi ulkoinen kiintolevy ja tiimin yhteinen verkkolevy. Tärkeintä on, etteivät kopiot ole riippuvaisia samasta virtalähteestä tai samasta kaapelista. Kurssilla harjoittelemme tilanteen, jossa yksi levy yhtäkkiä ei käynnisty, ja katsomme, mitä silloin oikeasti on jäljellä.

Muista myös, että kopio on kopio vasta, kun sen eheys on tarkistettu. Pelkkä valmis edistymispalkki ei todista mitään.

• Kolme kopiota samasta materiaalista
• Vähintään kaksi eri tallennustapaa
• Yksi kopio eri fyysisessä paikassa
• Eheys tarkistetaan ennen kortin tyhjentämistä

Missä kopiot säilytetään käytännössä

Eri paikka ei tarkoita monimutkaista järjestelyä. Pienellä tiimillä se voi olla toimituksen lukittu kaappi ja toinen levy jonkun kotona tai erillisessä toimitilassa. Tärkeintä on, että levyn sijainti on kirjattu ja että sen luo pääsee muulloinkin kuin yhden ihmisen ollessa paikalla.

Kysyn kurssilaisilta usein, tietääkö tiimissä kaksi ihmistä, missä viimeisin kopio on. Jos vastaus on yksi, järjestelmä on haavoittuva. Kirjoitamme siksi yhden sivun mittaisen sijaintiluettelon, jossa on levyn nimi, paikka ja viimeisin päivityspäivä. Se on tylsä asiakirja, mutta se on se, jota kaivataan kiireisenä aamuna.

Syksyisin muistutan myös lämpötilasta ja kosteudesta. Kylmässä autossa yön yli unohtunut levy ei ole hyvä pitkäaikaissäilytyspaikka.

Mitä säilytetään ja mitä voi poistaa

Toinen usein toistuva kysymys on, pitääkö kaikki säilyttää. Vastaukseni on, että ei pidä, mutta poistopäätös täytyy tehdä sääntöjen eikä tunnelman mukaan. Päätä etukäteen, mitä jää arkistoon: valmiit jutut, lupaa vaativat haastattelut ja materiaali, jolla voi olla uudelleenkäyttöarvoa. Epäonnistuneet otot ja päällekkäiset kopiot voi usein poistaa määräajan jälkeen.

Suosittelen ottamaan käyttöön kaksivaiheisen poiston. Ensin materiaali siirretään erilliseen kansioon, jossa se odottaa sovitun ajan, esimerkiksi muutaman kuukauden. Vasta sen jälkeen se poistetaan lopullisesti. Näin leikkaajalla on aikaa huomata, jos jotain tärkeää oli mukana.

Kurssilla kirjoitat oman säilytyspolitiikkasi yhdelle sivulle. Se kannattaa tehdä heti, kun tiimin toimintatapa on vielä tuoreessa mielessä.

• Valmiit jutut ja niiden lähdemateriaali säilytetään
• Päätökset kirjataan, ei muisteta
• Poisto tehdään kahdessa vaiheessa
• Poistosäännöt käydään läpi kerran vuodessa

Kuinka usein kopiointi tehdään

Kenttätyössä rytmi on yksinkertainen: kopiointi tehdään samana päivänä kuin materiaali on kuvattu, ennen kuin kortti palaa kameraan. Tämä on sääntö, josta en neuvottele. Tyhjentämätön kortti ilman toista kopiota on riski, jota kukaan ei halua kantaa.

Täydellinen varmuuskopio muihin paikkoihin voi kuitenkin odottaa. Moni tiimi tekee toisen ja kolmannen kopion viikoittain tai projektin päättyessä. Jos materiaali on arvokasta, päivitystahtia kannattaa tihentää. Sovi, kuka vastaa mistäkin vaiheesta ja milloin, ja kirjaa se näkyviin.

Harjoitusten aikana käytämme yksinkertaista merkintälistaa, johon rastitaan jokainen kopiointivaihe. Lista on pieni, mutta se poistaa kysymyksen siitä, tekikö joku jo kopion vai ei.

Testaa palautus ennen kuin sitä tarvitaan

Varmuuskopio on arvokas vain, jos siitä saa materiaalin takaisin. Siksi suosittelen palautustestiä kerran kvartaalissa: valitse satunnainen kansio kopiolevyltä, avaa siitä muutama klippi ja varmista, että ne toistuvat ja että nimet ja kansiorakenne ovat ennallaan.

Olen nähnyt tiimejä, jotka ovat vuosia kopioineet materiaalia levylle, jonka tiedostojärjestelmä ei avautunut uudella koneella. Testi vie kymmenen minuuttia ja säästää pahimmassa tapauksessa kokonaisen projektin.

Kirjoita testin tulos ylös yhdellä rivillä: päivä, tarkistettu kansio, kuka teki ja onnistuiko. Siitä muodostuu hiljalleen luotettava historia siitä, että käytäntö todella toimii.

• Valitse satunnainen kansio
• Avaa muutama klippi toisella koneella
• Kirjaa päivä ja tulos

Lyhyt vastaus kysymykseen on kolme kopiota, kaksi tallennustapaa ja yksi eri paikassa. Pitempi vastaus on, että käytäntö toimii vain, kun se on kirjattu, jaettu tiimin kesken ja testattu. Aloita pienestä: kirjoita sijaintiluettelo, sovi poistosäännöt ja tee yksi palautustesti näiden viikkojen aikana. Kurssin varmuuskopiomoduulissa rakennat kokonaisuuden askel askeleelta oman tiimisi tarpeisiin.