Kun levy sanoi poks: Ainon tarina varmuuskopioinnista

Aino ja viikon reportaasi

Aino työskentelee kolmen hengen paikallisessa uutistiimissä, jossa hän kuvaa, haastattelee ja leikkaa osan jutuista itse. Hän tuli kurssille syksyn alussa ja kertoi heti, mikä häntä vaivasi: kaikki materiaali oli yhdellä ulkoisella levyllä, jota kuljetettiin repun pohjalla kuvauksesta toiseen. Levy oli kyllä merkitty tussilla, mutta muuta järjestystä ei ollut.

Kerron tämän tarinan siksi, että se on tavallinen. Pienessä tiimissä kukaan ei päätä varmuuskopioinnista, koska jokaisella on kiire seuraavaan juttuun. Käytäntö jää syntymättä, kunnes jokin hajoaa. Aino antoi luvan kertoa tapauksensa etunimellä, ja olen jättänyt pois kaiken, mistä tiimin tunnistaisi.

Mitä tapahtui levylle

Lokakuun alussa Aino palasi kahden päivän reissulta ja liitti levyn koneeseen. Kone ei tunnistanut sitä. Levy naksui hiljaa, ja kansiot eivät aukeneet. Kortit oli tyhjennetty jo kuvauspaikalla, koska uusia piti saada samana iltana käyttöön.

Hän soitti minulle samana iltana ja kysyi, onko mitään tehtävissä. Totesin rehellisesti, että palautus on kallista ja epävarmaa, eikä siihen kannata tukeutua. Osa materiaalista löytyi lopulta leikkaajan koneelta, koska hän oli kopioinut muutaman klipin aiemmin työtä varten. Puolet haastatteluista oli kuitenkin mennyttä, ja osa piti kuvata uudelleen.

Yksinkertainen sääntö kolmesta paikasta

Kurssin varmuuskopiomoduulissa lähdimme liikkeelle kysymyksestä, jonka Aino oli jättänyt väliin: missä materiaali on, kun sitä ei ole levyllä? Hän piirsi paperille kolme paikkaa. Ensimmäinen on työlevy, jolta leikataan. Toinen on erillinen varmuuslevy, joka pysyy toimistolla. Kolmas on toisessa paikassa säilytettävä kopio valmiista ja arvokkaimmasta aineistosta.

Sääntö on tuttu, mutta Ainon versio on sovitettu hänen arkeensa. Hän ei yritä kopioida kaikkea kaikkialle. Hän päätti, että kortti tyhjennetään vasta, kun materiaali on kahdessa paikassa ja siirron eheys on tarkistettu. Tämä yksi päätös olisi pelastanut hänen lokakuunsa.

• Työlevy: se, jolta leikataan
• Varmuuslevy: toimistolla, ei repussa
• Kolmas kopio: valmiit jutut toiseen paikkaan

Mitä säilytetään ja mitä ei

Seuraava kysymys oli yllättävän vaikea: mitä oikeastaan kannattaa säilyttää? Aino halusi ensin pitää kaiken, koska ei voi tietää, mitä myöhemmin tarvitaan. Kävimme läpi tiimin viimeisen vuoden jutut ja katsoimme, mihin materiaaliin oli palattu. Vastaus oli selvä: valmiit jutut, haastattelut henkilöistä ja arkistokuvaksi kelpaavat yleiskuvat. Sivuun jääneet toistokuvat ja epäonnistuneet otot eivät olleet kiinnostaneet ketään.

Tiimi sopi kaksiportaisesta säilytyksestä. Valmiit jutut ja haastattelut säilyvät pitkään, ja tuoreet raakamateriaalit karsitaan sovitun ajan kuluttua. Päätös kirjattiin yhteen lyhyeen tiedostoon projektikansion juureen, jotta se ei ole yhden ihmisen muistin varassa.

Käytäntö arjessa kolme viikkoa myöhemmin

Kolmen viikon kuluttua kysyin Ainolta, miten käytäntö on toiminut. Hän kertoi, että kopiointi on lisännyt kuvauspäivän päätökseen noin kymmenen minuuttia. Tiimissä on nyt tapa sanoa ääneen: kortti on kahdessa paikassa. Kuvaaja ei tyhjennä korttia ennen kuin joku toinen on kuullut sen.

Hän mainitsi myös odottamattoman hyödyn. Kun varmuuslevyllä on siisti kopio, leikkaajan on helpompi hakea vanhaa materiaalia ilman, että työlevyä tarvitsee häiritä. Varmuuskopio ei ole enää pelkkä vakuutus vaan osa arkistoa. Levyjä kaksi uutta oli kallista, mutta menetetyn päivän hintaan verrattuna pieni summa.

Mitä tästä kannattaa viedä omaan tiimiin

Ainon tapaus ei vaatinut erikoislaitteita eikä isoa budjettia. Se vaati kolme päätöstä: missä kopiot ovat, mitä säilytetään ja milloin kortin saa tyhjentää. Ne kannattaa tehdä ennen kuin levy hajoaa, ei sen jälkeen.

Jos haluat aloittaa pienestä, kirjoita tiimillesi yksi sivu, jossa nämä kolme asiaa on sanottu selvästi. Ripusta se seinälle tai laita projektikansion juureen. Käytäntö ei tarvitse olla täydellinen ollakseen parempi kuin ei mitään, ja sitä voi tarkentaa, kun huomaat, mikä siinä ei toimi.

• Sovi, missä kopiot ovat
• Päätä, mitä säilytetään
• Tyhjennä kortti vasta kahden kopion jälkeen

Aino ei menettänyt uskoaan työhönsä, mutta hän menetti yhden päivän kuvauksia, ja se riitti muuttamaan tapoja. Hänen käytäntönsä on lyhyt, kirjallinen ja tiimin yhteinen, ja juuri siksi se toimii. Kun seuraavan kerran tyhjennät korttia, kysy itseltäsi, onko materiaali jo kahdessa paikassa. Jos vastaus on epäselvä, odota vielä hetki.