Syksyn kansiosiivous: projektikansiot kuntoon ennen talvikauden juttuja

Miksi kansiot kannattaa katsoa läpi juuri nyt

Syksyn aikana pienen tuotantotiimin työmäärä kasvaa tasaisesti. Kuntavaalien jälkimainingit, koulujen alku ja ensimmäiset talvisäät tuovat kuvattavaa, ja samalla levyille kertyy materiaalia nopeammin kuin kesällä. Jos kansiorakenne on ollut puoliksi sovittu koko vuoden, nyt se alkaa tuntua: klipit löytyvät hitaasti ja sama aihe on kahdessa paikassa eri nimillä.

Opettajana olen nähnyt, että ongelmat harvoin johtuvat laiskuudesta. Ne johtuvat siitä, että sääntö on elänyt yhden ihmisen päässä. Kun toinen kuvaaja tai sijainen aloittaa, hän tekee oman versionsa, ja kolmen kuukauden päästä rakenteita on kaksi rinnakkain.

Siksi suosittelen pysähtymään nyt, kun kiire ei ole vielä huipussa. Yksi rauhallinen iltapäivä riittää siihen, että katsot läpi kuluneen vuoden projektikansiot ja kirjaat ylös, missä kohdissa sääntöä on tulkittu eri tavoin.

Tarkoitus ei ole rakentaa uutta järjestelmää vaan siivota se, mikä jo on. Pienessä tiimissä paras rakenne on sellainen, jonka jokainen muistaa ilman ohjetta, ja sen testaaminen onnistuu parhaiten juuri kausien välissä.

Katso ensin, missä rakenne on jo hajonnut

Aloita avaamalla kolme viimeisintä projektikansiota vierekkäin. Vertaa ylimmän tason kansioita: onko raakamateriaalille, äänelle, grafiikalle ja valmiille vienneille sama paikka joka kerta? Jos yhdessä projektissa kansio on nimeltään Raw, toisessa Kamera ja kolmannessa Kuvat, tiedät heti, mistä korjaus alkaa.

Merkitse samalla ylös, mitkä kansiot ovat jääneet tyhjiksi ja mitkä ovat paisuneet sekavaksi kaatopaikaksi. Tyhjä kansio kertoo, että rakenne on liian monimutkainen. Sekava kansio kertoo, ettei sille ole ollut selvää sääntöä siitä, mitä sinne kuuluu.

Kirjoita löydökset lyhyeksi listaksi, älä pitkäksi raportiksi. Kolmesta viiteen havaintoa riittää. Ne ovat pohja seuraavalle vaiheelle, jossa päätät, mitä muutetaan ja mitä jätetään rauhaan.

Älä ala siirrellä vanhoja kansioita heti. Ensin sovitaan sääntö, vasta sitten korjataan, muuten siivous tuottaa kolmannen version entisten kahden lisäksi.

• Onko ylimmän tason kansioilla sama järjestys joka projektissa?
• Löytyykö sama aihe kahdesta paikasta?
• Onko kansioita, joiden sisältöä kukaan ei osaa selittää?

Nimeämissäännöt, jotka kestävät useamman tekijän

Hyvä nimi kertoo ilman avaamista, mistä on kyse. Käytännössä toimii päivämäärä vuosi-kuukausi-päivä-järjestyksessä, lyhyt aihe, kuvaajan lyhenne ja juokseva numero. Tällöin aakkosjärjestys on samalla aikajärjestys, eikä listaa tarvitse lajitella käsin.

Kirjoita sääntö yhteen lauseeseen ja liitä esimerkki. Jos sääntö vaatii kappaleen selitystä, se on liian monimutkainen arkeen. Vältä ääkkösiä ja välilyöntejä tiedostonimissä, sillä ne tuottavat ongelmia, kun materiaali siirtyy koneelta toiselle tai ulkoiselle levylle.

Päätä myös versioiden merkintä. Yksi tapa on lisätä nimen loppuun v1, v2 ja niin edelleen, ja pitää vain uusin versio työkansiossa. Vanhat siirretään omaan alikansioonsa eikä niitä poisteta kesken projektin.

Testaa sääntöä pyytämällä tiimin uusinta jäsentä nimeämään viisi tiedostoa lukematta ohjetta. Jos hän onnistuu, sääntö on riittävän selkeä. Jos ei, yksinkertaista sitä ennen kuin vaadit sen noudattamista.

• Päivämäärä ensin muodossa vuosi-kuukausi-päivä
• Ei välilyöntejä eikä ääkkösiä
• Yksi versiomerkintä, joka on kaikille sama

Pimeän ajan kuvaukset vaativat selkeämpää rakennetta

Marras- ja joulukuussa kuvataan usein lyhyissä päivänvalon pätkissä, ja yhdeltä keikalta voi tulla useita kortteja eri kameroista. Kun materiaali tulee tiiviissä aikataulussa, kukaan ei ehdi miettiä nimeämistä kesken päivän. Siksi rakenteen täytyy olla valmiina ennen lähtöä.

Luo seuraavalle jaksolle projektipohja, jossa kansiot ovat valmiiksi paikallaan ja tyhjä pohja kopioidaan jokaisen uuden jutun alle. Silloin kenttätiimin ei tarvitse päättää mitään, vaan materiaali menee suoraan oikeaan paikkaan.

Sovi myös, kuka vastaa kansion luomisesta. Kun vastuu on kaikilla, se on käytännössä kenelläkään. Pienessä tiimissä riittää, että kuvaaja luo kansion ja leikkaaja tarkistaa sen ensimmäisellä avauskerralla.

Jos kuvaat samalla aiheella useana päivänä, pidä päivät omissa alikansioissaan saman projektin alla. Näin yksi pitkä juttu ei hajoa moneksi erilliseksi projektiksi, ja leikkaaja näkee kokonaisuuden yhdellä silmäyksellä.

Vanhat projektit pois työlevyltä hallitusti

Kun kansiorakenne on kunnossa, on helpompi päättää, mitä siirretään arkistoon. Kesän ja alkusyksyn valmiit jutut vievät tilaa nopeasti käytössä olevalta levyltä, ja täysi levy hidastaa sekä leikkausta että siirtoja.

Arkistoon siirrettäessä kansion nimi ja sisäinen rakenne säilytetään sellaisenaan. Älä pakkaa tai nimeä uudelleen, koska juuri samanlaisuus tekee myöhemmästä hausta helppoa. Lisää kansion juureen lyhyt tekstitiedosto, josta käy ilmi aihe, kuvauspäivät ja kuvaaja.

Tarkista siirron jälkeen, että tiedostomäärä ja koko vastaavat alkuperäistä, ennen kuin poistat mitään työlevyltä. Tämä kymmenen minuutin tarkistus on halpa vakuutus verrattuna menetettyyn materiaaliin.

Varmuuskopioiden yksityiskohdista on oma kokonaisuutensa kurssilla, mutta siivouksen kannalta riittää muistaa yksi periaate: mitään ei poisteta, ennen kuin sama sisältö on varmasti kahdessa paikassa.

• Siirrä valmiit projektit arkistoon rakenne muuttumattomana
• Lisää juureen lyhyt tekstitiedosto aiheesta ja päivistä
• Vertaa tiedostomäärä ennen poistamista

Pieni siivousrutiini, joka pysyy mukana talven yli

Rakenne pysyy kunnossa vain, jos sitä katsotaan säännöllisesti. Ehdotan kymmenen minuutin tarkistusta jokaisen projektin päätteeksi: onko kaikki oikeissa kansioissa, ovatko nimet sääntöjen mukaisia ja onko työkansio vapaa turhasta.

Kirjaa tarkistus yksinkertaiseksi listaksi projektin juureen. Kun lista on aina samassa paikassa, se muuttuu tavaksi eikä vaadi muistamista. Tiimin kesken voi sopia, että viimeisen kansion sulkeva henkilö tekee tarkistuksen.

Älä tavoittele täydellisyyttä. Yksi tai kaksi poikkeusta kuukaudessa on normaalia, kunhan ne huomataan ja korjataan ennen kuin niistä tulee tapa. Tärkeintä on, että sääntö on yhteinen ja tunnettu.

Keskisyksyn siivous kannattaa nähdä investointina tuleviin kuukausiin. Kun rakenne on selkeä ennen joulun alusaikojen kiirettä, jokainen uusi projekti lähtee liikkeelle siististi, eikä aikaa mene etsimiseen silloin, kun sitä on vähiten.

Keskisyksyn kansiosiivous ei vaadi uutta ohjelmaa eikä suurta urakkaa. Katso läpi viimeisimmät projektit, yksinkertaista nimeämissääntö yhteen lauseeseen, tee tyhjä projektipohja ja siirrä valmiit työt arkistoon rakenne säilyttäen. Näin talven kiireet kohtaavat tiimin, jossa jokainen löytää klipin ilman arvailua, ja sinä vältät sen hetken, kun levy on täynnä ja materiaali hukassa.