Tarkistuslista ennen kuin päätät metatietojen merkitsemisestä

Miksi lista kannattaa käydä läpi ennen päätöstä

Metatietojen merkitseminen jää pienissä tiimeissä helposti tekemättä, koska se tuntuu jälkityöltä, joka ei kuulu kenenkään tehtäviin. Syksyllä, kun juttuja tulee tiheään ja valoa on vähän, kiire kasvaa ja kirjaaminen jää ensimmäisenä pois. Kolme kuukautta myöhemmin joku etsii haastattelua, jonka muistaa kuvanneensa jossain satamassa.

Olen ohjannut kenttätiimejä niin, että kysymykset on esitetty ennen kuin työkäytäntö otetaan käyttöön, ei sen jälkeen. Alla oleva lista on kokoelma kysymyksiä, jotka kannattaa kysyä itseltä ja tiimiltä. Se ei anna valmista vastausta, mutta estää päätöksen, joka perustuu vain siihen, miltä asia kuulostaa kokouksessa.

Käy lista läpi yhdessä sen ihmisen kanssa, joka leikkaa materiaalin. Hänellä on usein selvin kuva siitä, mitä tietoja hän on jälkikäteen joutunut arvailemaan.

Mitä tietoja klipistä oikeasti tarvitaan

Ensimmäinen kysymys on, mitä tietoa joku todella hakee myöhemmin. Kokemukseni mukaan ne ovat kuvauspäivä, paikka ja tekijä. Nämä kolme riittävät yllättävän pitkälle, koska niiden avulla klipin löytää kalenterista, kuvauskeikan muistiinpanoista tai toisen työntekijän muistista.

Kaikkea muuta kannattaa lisätä vasta, kun tiedät sille käyttöä. Pitkä lomake, jonka täyttäminen vie kymmenen minuuttia jokaisesta klipistä, jää käyttämättä ensimmäisellä kiireisellä viikolla. Lyhyt lista, jonka ehtii täyttää kentällä auton penkillä, pysyy käytössä.

Kysy siis ensin: mitä kolmea asiaa olet viimeksi joutunut selvittämään jälkikäteen? Kirjoita ne ylös. Ne ovat sinun tiimisi perusmerkinnät, ei jonkun toisen oppikirjan.

• Kuvauspäivä aina samassa muodossa
• Paikka sanoin, jotka tiimi tunnistaa
• Kuvaajan nimi tai lyhenne
• Aihe yhdellä lauseella

Kuka kirjaa ja missä vaiheessa

Toinen kysymys koskee vastuuta. Jos kirjaaminen kuuluu kaikille, se kuuluu käytännössä kenelle tahansa, eikä kukaan tee sitä. Sovi nimetty ihminen jokaiselle keikalle, vaikka tiimi olisi vain kaksi henkeä.

Ajoitus on yhtä tärkeä. Parhaiten kirjaaminen toimii heti tuonnin yhteydessä, kun kortti on vielä koneessa ja päivä muistissa. Illalla tehty kirjaus perustuu jo osittain arvailuun, ja viikon päästä tehty kirjaus on lähinnä oikaisua.

Kysy itseltäsi, onko tuonti- ja kirjausvaihe tiimissäsi sama hetki. Jos ei ole, mieti, mikä estää niiden yhdistämisen. Usein syy on vain tapa, ei todellinen este, ja tapa on helpompi muuttaa kuin kuvittelet.

Missä tiedot säilytetään

Kolmas kysymys on, minne merkinnät päätyvät. Vaihtoehtoja on kaksi pääsuuntaa: tiedot kirjataan itse tiedostoihin leikkausohjelman tai tuontityökalun kautta, tai erilliseen taulukkoon projektikansion sisällä. Molemmissa on hyvät ja huonot puolensa.

Tiedostoon kirjattu tieto kulkee klipin mukana, mutta ei välttämättä säily, jos tiedosto muunnetaan. Taulukko säilyy, mutta voi eksyä erilleen materiaalista. Pienessä tiimissä taulukko projektikansion juuressa on usein toimivin, koska sen näkee kaikki ilman erityisohjelmaa.

Tarkista myös, löytyykö merkintä hausta. Jos sitä ei voi hakea, se on muistiinpano, ei metatieto. Kokeile hakua oikealla materiaalilla ennen kuin sitoudut mihinkään ratkaisuun.

• Voiko merkinnän hakea koneelta?
• Säilyykö tieto siirrettäessä?
• Näkeekö leikkaaja sen heti?

Mitä leikkaaja tarvitsee luovutuksessa

Neljäs kysymys on leikkaajan näkökulma. Hän ei välttämättä ole ollut paikalla, joten hän lukee merkinnät eri tavalla kuin kuvaaja. Sana, joka kuvaajalle on selvä, voi leikkaajalle olla arvoitus.

Pyydä leikkaajaa valitsemaan kolme viimeisintä keikkaa ja kertomaan, mitä tietoja hän olisi halunnut ja mitä olisi jäänyt ilman. Vastaus on parempi lähtökohta kuin mikään yleinen suositus, koska se kuvaa teidän oikeaa työnkulkuanne.

Sovi myös, miten epävarma tieto merkitään. Jos paikkaa ei tiedetä varmasti, kysymysmerkki on rehellisempi kuin arvaus. Leikkaaja osaa suhtautua kysymysmerkkiin, mutta väärää tietoa hän ei huomaa epäillä.

Kokeile ennen kuin sitoudut

Viimeinen kysymys on, oletko kokeillut käytäntöä oikealla materiaalilla. Valitse yksi kuvauspäivä ja merkitse sen klipit suunnitellulla tavalla. Mittaa, kauanko se vei ja löytyikö klipit myöhemmin.

Kahden viikon kokeilu riittää. Jos käytäntö ei kestä kiireistä viikkoa, se ei kestä sitä myöskään myöhemmin. Muuta sitä silloin kevyemmäksi, älä vaadi tiimiltä enemmän kuria.

Kirjoita lopuksi päätös yhdelle sivulle: mitä merkitään, kuka merkitsee, milloin ja minne. Sivu liitetään projektikansion mukaan, jotta uusi työntekijä tai sijainen löytää säännöt ilman kysymistä.

• Valitse yksi kuvauspäivä kokeiluun
• Mittaa aika ja hakutulokset
• Kirjaa säännöt yhdelle sivulle

Lista ei ratkaise päätöstä puolestasi, mutta se pakottaa katsomaan työtä niin kuin se oikeasti tapahtuu: kiireessä, kentällä ja usean ihmisen käsissä. Jos pystyt vastaamaan kuuteen kysymykseen yksinkertaisesti, metatietojen merkitseminen tulee osaksi arkea eikä jää hyväksi aikomukseksi. Aloita pienestä, kokeile yhdellä keikalla ja laajenna vasta, kun käytäntö on osoittanut kestävänsä.