Varmuuskopioinnin yleisimmät virheet pienessä tuotantotiimissä ja korjaukset

Yksi kopio ei ole varmuuskopio

Yleisin virhe, jonka olen nähnyt pienissä tiimeissä, on ajatus että materiaali on turvassa, kun se on siirretty muistikortilta kannettavalle. Tällöin kopioita on käytännössä yksi, ja sekin on koneella, joka kulkee mukana autossa, reppuselässä ja kahvilassa. Jos kone putoaa tai varastetaan, kuvaus on mennyttä, eikä sitä saa takaisin uusimalla.

Hyvä perussääntö on pitää samasta materiaalista vähintään kolme kopiota, kaksi eri tallennusvälineellä ja yksi toisessa paikassa. Pienelle tiimille tämä ei tarkoita kallista palvelinta. Kannettavan lisäksi riittää ulkoinen levy ja toinen levy, joka viedään toimiston kaappiin tai kotiin.

Kortin tyhjentämisen ajankohta ratkaisee paljon. Älä alusta korttia ennen kuin kopiot on tarkistettu ja ne ovat vähintään kahdessa paikassa. Kortti on siirron aikana usein ainoa täysin ehjä alkuperäinen, joten pidä se koskemattomana siihen asti.

• Pidä kolme kopiota, joista kaksi eri välineellä
• Vie yksi kopio toiseen paikkaan
• Alusta kortti vasta tarkistuksen jälkeen

Kopio, jota ei ole koskaan testattu

Toinen toistuva virhe on luottaa kopioon, jota kukaan ei ole avannut. Levy voi olla täynnä tiedostoja, joista osa on katkennut kesken siirron tai joiden kansiorakenne ei vastaa alkuperäistä. Vika selviää vasta silloin, kun materiaalia tarvitaan kipeimmin.

Sovi tiimissä pieni tarkastusrutiini. Kun siirto on valmis, vertaa tiedostomäärää ja kokonaiskokoa lähteeseen ja avaa muutama klippi satunnaisesti kopiosta. Pitkissä siirroissa tarkistussumma kertoo, onko tiedosto kopioitunut täsmälleen samana.

Kokeile palautusta myös oikeasti vähintään kerran kvartaalissa. Valitse yksi projekti, kopioi se varmuuskopiolevyltä uuteen paikkaan ja avaa se leikkausohjelmassa. Jos linkit löytyvät ja klipit toistuvat, käytäntö toimii. Jos eivät, vika kannattaa löytää nyt eikä juuri ennen julkaisua.

• Vertaa tiedostomäärää ja kokoa lähteeseen
• Avaa muutama klippi kopiosta
• Testaa palautus kerran neljänneksessä

Varmuuskopio ja arkisto sekoittuvat keskenään

Moni käyttää sanoja synonyymeina, vaikka tarkoitus on eri. Varmuuskopio suojaa käynnissä olevaa työtä: sen voi korvata uudella, ja sen ikä lasketaan päivissä tai viikoissa. Arkisto säilyttää valmiin työn pitkään, ja sen tulee olla löydettävissä vielä vuosien päästä.

Jos kaikki tallennetaan samalle levylle, levy täyttyy ja tiimi alkaa poistaa vanhaa miettimättä. Poistopäätös tehdään silloin kiireessä, juuri kun tila loppuu. Siksi kannattaa päättää etukäteen, mitä siirretään arkistoon ja milloin.

Käytännöllinen jako on pitää aktiiviset projektit nopealla levyllä ja siirtää valmiit arkistolevylle, kun juttu on julkaistu ja mahdolliset korjaukset tehty. Arkiston kansioon kirjoitetaan lyhyt selostus siitä, mikä projekti on kyseessä ja mitä se sisältää. Silloin sieltä löytää tarvitsemansa ilman arvailua.

• Varmuuskopio suojaa käynnissä olevaa työtä
• Arkisto säilyttää valmiin työn pitkään
• Kirjoita arkiston kansioon lyhyt selostus

Päätöksiä ei ole kirjattu mihinkään

Kolmas yleinen ongelma on, että käytäntö elää vain yhden ihmisen päässä. Kun hän on lomalla tai vaihtaa työpaikkaa, kukaan ei tiedä, mikä levy on mitä varten tai milloin kopiointi on viimeksi ajettu. Pienessä tiimissä yksi poissaolo riittää aiheuttamaan aukon.

Kirjoita käytäntö yhdelle sivulle. Siinä kerrotaan, mitä kopioidaan, mihin, kuka sen tekee ja kuinka usein. Lisää levyjen nimet ja se, missä ne säilytetään. Sivu on tarkoituksella lyhyt, jotta sitä oikeasti luetaan.

Merkitse myös, kuinka kauan eri materiaalia säilytetään. Raakamateriaali voidaan sopia säilytettäväksi esimerkiksi vuoden julkaisun jälkeen, kun taas valmiit jutut ja tärkeimmät otokset jäävät pidemmäksi aikaa. Tarkat ajat päättää tiimi itse, mutta päätöksen pitää olla kirjattu eikä muistinvarainen.

• Kirjaa mitä, minne, kuka ja kuinka usein
• Nimeä levyt ja merkitse säilytyspaikka
• Sovi säilytysajat etukäteen

Syksyn kiireessä rutiini jää tekemättä

Syksyllä uutisvirta kiihtyy, kuvauspäiviä on enemmän ja siirrot tehdään usein myöhään illalla väsyneenä. Silloin ensimmäisenä jää väliin varmuuskopio, koska juttu on jo leikkaajalla ja kiire painaa seuraavaan tehtävään.

Auttaa, kun kopiointi on kytketty samaan hetkeen kuin tuonti. Älä jätä sitä erilliseksi työksi myöhemmäksi, vaan tee se heti, kun kortti on luettu. Moni ohjelma osaa kopioida kahteen kohteeseen kerralla, jolloin toinen kopio syntyy ilman lisävaivaa.

Sovi myös viikoittainen tarkistus, esimerkiksi perjantaina: onko jokaisen viikon kuvauspäivälle kopio kahdessa paikassa ja onko uusi levy viety säilytykseen. Kymmenen minuutin tarkistus on halvempi kuin yksikin menetetty kuvauspäivä.

• Tee kopiointi heti tuonnin yhteydessä
• Käytä kahteen kohteeseen kopioivaa tuontia
• Tarkista perjantaisin viikon kopiot

Mistä aloittaa korjaaminen

Kaikkea ei tarvitse korjata kerralla. Valitse ensin yksi virhe, joka tiimissäsi on todennäköisin. Jos kopioita on vain yksi, hanki toinen levy ja tee ensimmäinen testattu kopio jo tällä viikolla.

Kun se toimii, lisää seuraava askel: kirjoita yhden sivun käytäntö ja nimeä levyt. Vasta sen jälkeen kannattaa miettiä arkiston rakennetta ja säilytysaikoja. Näin työmäärä pysyy pienenä ja jokainen vaihe jää voimaan.

Kurssin varmuuskopiointimoduulissa käydään nämä askeleet läpi harjoituksina oman tiimisi tilanteeseen sovellettuna. Tavoite on käytäntö, joka on niin yksinkertainen, että se tulee tehdyksi myös kiireisenä päivänä.

Varmuuskopioinnin virheet eivät yleensä johdu laiskuudesta vaan siitä, ettei käytäntöä ole sovittu eikä kirjattu. Yksi kopio, testaamaton levy ja epäselvä arkisto korjautuvat pienillä, selkeillä päätöksillä. Aloita yhdestä kohdasta, tarkista että se toimii ja lisää seuraava vasta sitten. Näin tiimisi materiaali pysyy turvassa myös kiireisinä syysviikkoina.